Hilfecenter

Allgemeine Fragen zu
Minicontrol

Warum wird automatisch die Bildqualität geändert, wenn ich das Programm unter Windows Vista aufrufe?

Minicontrol benötigt eine Bildschirmauflösung von 1024 x 768 Punkten. Bitte überprüfen Sie Ihre Auflösung (z.B. unter Windows per Klick mit der rechten Maustaste auf den Desktop -> "Eigenschaften" -> "Einstellungen").

Was tun bei Problemen mit der Installation von Minicontrol auf meinem Mac?

Minicontrol läuft auf PPC- und Intel-Macs ab Version 10.3.9, derzeit allerdings noch nicht auf allen Rechnern mit System 10.5. (Leopard). Probleme bei der Installation lassen sich teilweise beheben, indem Sie sich vorher als Administrator in Ihr System einloggen, was im Normalfall nicht notwendig ist.

Generell gibt es bei der Mac-Installation zwei Dinge zu beachten:

  1. Der Mac-Installer entfernt keine alten Versionen von MC.
    Abhilfe: Vor der Installation müssen vorhandene mc-Versionen (gilt für Businessplaner wie für Planung & Controlling) manuell gelöscht werden (einfach in den Papierkorb verschieben). Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Minicontrol-Dateien (Ihre Zahlen) nicht mit gelöscht werden. Diese sollten generell in Ihrem persönlichen Userordner abgelegt werden.

  2. Der Mac-Installer springt nicht zuverlässig in den richtigen Ordner ("Applications" bzw. "Programme") und legt u.U. auch einen neuen Unterordner "Applications" im bestehenden Ordner "Applications" an.
    Abhilfe: Doppelklicken Sie im Auswahlfenster auf den Ordner "Applications", damit die Installation dort erfolgt. Sehen Sie daraufhin den Pfad "/Applications/Applications", löschen Sie den zweiten Teil des Pfads, sodass dort lediglich steht: "/Applications".

Speichert Minicontrol automatisch?

Nein. Bitte speichern Sie Ihre Datei/Daten regelmäßig ab (Strg+S oder Button Speichern in der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand).

Minicontrol anpassen: Wie aktiviere/entferne ich nachträglich Module?

Um in einer bereits angelegten Minicontrol-Datei Module nachträglich zu aktivieren oder abzuschalten, rufen Sie im Menüpunkt "Extras" die "Allgemeinen Einstellungen" auf. In den beiden mittleren Reitern "Module" und "Spezielle Tools" können Sie nun die notwendigen Häkchen setzen oder löschen.

Wie kann ich drucken und das Drucklayout verändern?

Die Druckfunktion in Minicontrol lässt sich über den Menüpunkt Datei - Aktuellen Arbeitsbereich drucken" aufrufen. Als Arbeitsbereich gilt, was Sie zuletzt mit der Maus angeklickt haben – also z.B. der Tabellenteil oder die Charts. Grundsätzlich gilt: Sie drucken genau das, was Sie vorher eingestellt haben (Einstellung über den Spalten- und Periodenwähler am rechten oberen Bildschirmrand).

Minicontrol - Plan-Ist Einstellung

In der erscheinenden Druckvorschau erkennen Sie vorab, wie die zu druckenden Seiten aussehen werden. Sie können das Drucklayout verändern, indem Sie in der Druckvorschau links oben auf den Button "Seite einrichten" klicken. Um z.B. zu verhindern, dass die Schrift bei sehr großen Tabellen zu klein ausfällt, lassen sich folgende Anpassungen vornehmen:

  • Vergrößern der Schrift über "Skalierung"

  • Druck im Hochformat

  • Verringern der Seitenränder auf 0,5 cm

  • Weiderholungszeilen/ -spalten (auf Folgeblättern) ausschalten

Wo finde ich die "Allgemeinen Einstellungen"?

Die "Allgemeinen Einstellungen" finden Sie entweder über das Zahnradsymbol oder unter dem Menüpunkt "Extras". Hier haben Sie natürlich auch nach Start Ihrer Unternehmung noch die Möglichkeit, grundlegende Daten zu ändern (Unternehmensnamen, Regelungen zu IhrerUmsatzsteuerpflicht oder anfängliche Kontostände etc.).

Wie kann ich Eingaben rückgängig machen oder wiederherstellen?

Alle Aktionen, die Sie in Minicontrol vorgenommen haben, können Sie ganz einfach wieder rückgängig machen, indem Sie auf den nach links zeigenden, blauen Pfeil in der Symbolleiste klicken. Dies ist auch mehrfach möglich: je Klick auf den Pfeil wird immer eine Aktion rückgängig gemacht, genau in der Reihenfolge, in der Sie diese zuvor getätigt haben.

Kann ich in den Zellen rechnen und Formeln eingeben?

Ja, Sie können einfache Rechenschritte direkt in den Zellen durchführen. Alle Grundrechenarten sind zulässig: +, -, *, /. Dazu geben Sie kein =-Zeichen (wie in Excel) vor die Formel ein. Beispiel: 1250+2500+300 (mit Enter bestätigen). Per Doppelklick oder mit der Taste F2 kehren Sie zur Formel zurück. Diese kann dann weiter bearbeitet werden.

Prozentrechnen: Geben Sie die Prozentformel direkt in die Zelle ein. Ersetzen Sie dabei das Prozentzeichen "%" durch "/100".

Wie kann ich Kommentare in die Tabellen eintragen?

In den meisten Modulen von Minicontrol lassen sich Kommentare zu Zeilen (im Akquisitionsmodul auch zu einzelnen Feldern) eingeben. Grundsätzlich werden die Kommentare immer über die Detailansicht eingefügt. Diese lässt sich aufrufen, indem Sie auf die entsprechende Kategorie doppelklicken oder auf den Button "Detailansicht einblenden" in der Symbolleiste klicken.

Wie kann ich Unterkategorien einfügen?

Um in einer Tabelle eine Unterkategorie einzufügen, klicken Sie zunächst auf die entsprechende Oberkategorie und anschließend auf den Button "Neue Kategorie" in der Symbolleiste. Beispiel: Um den Posten "Umsatzeinzahlungen 19%" in zwei Geschäftsbereiche zu unterteilen, klicken Sie zunächst auf das Feld "Umsatzeinzahlungen 19%". Anschließend fügen Sie über den Button "Neue Kategorie" zwei Unterkategorien "Geschäftsbereich 1" und "Geschäftsbereich 2" ein.

Beachten Sie: Sind in der Oberkategorie bereits Werte enthalten, werden diese automatisch in die erste neu angelegte Unterkategorie übernommen. Es bietet sich also bei Einfügen mehrerer Unterkategorien an, immer mit der Unterkategorie zu beginnen, welche die ursprünglichen Werte beinhalten soll.

Fragen zum
Liquiditätsmodul

Was ist der Unterschied zwischen dem Liquiditäts- und dem Rentabilitätsmodul?

Die Liquiditätsplanung dient Ihnen als "Kontoauszug der Zukunft". Hier tragen Sie die Bruttowerte, also die Zahlungen inklusive der Umsatzsteuer ein. Das entspricht genau den Zahlungen, die Sie Ihrem Kontoauszug entnehmen können. Dabei ist der Zahlungstermin ausschlaggebend, also der Tag, an dem das Geld tatsächlich auf ihrem Girokonto eingegangen ist oder abgezogen wurde.

Die Rentabilitätsplanung hingegen soll die "Wirtschaftlichkeitsentwicklung" Ihres Unternehmens darstellen. Hier tragen Sie die Nettowerte ein, d.h. ohne Umsatzsteuer. Wichtig ist, dass die Beträge nach Rechnungsdatum verbucht werden (eine Ausnahme hiervon besteht nur bei kleinen Unternehmen, bei denen das so genannte „Zahlungsflussprinzip“ gilt). In der Rentabilitätsbetrachtung sind außerdem Abschreibungen und andere Buchungsposten enthalten, die nur auf dem Papier und nicht tatsächlich über das Girokonto geflossen sind. Diese Zahlen lassen sich am einfachsten aus der monatlichen BWA Ihres Steuerberaters entnehmen (BWA = Betriebswirtschaftliche Auswertung).

Sind die Module Liquidität und Rentabilität miteinander verknüpft?

Nein. Die beiden Module sind nicht miteinander verknüpft. Das Liquiditätsmodul dient der reinen Liquiditätsplanung. Es wird danach gefragt, wann eine Einzahlung/Auszahlung tatsächlich auf dem Girokonto verbucht wird. Das Rentabilitätsmodul hingegen ist als Finanzplanung im buchhalterisch steuerlichen Sinne zu verstehen. Einnahmen und Ausgaben unterliegen hier der Periodenabgrenzung und müssen daher nicht immer betraglich und/oder zeitlich mit denen der Liquiditätsplanung übereinstimmen.

Kann ich das Modul Liquiditätsplanung auch alleine bekommen?

Nein. Da wir aber wissen, dass häufig Interesse an einem, zwei oder drei Modul(en) besteht, ist Minicontrol modular aufgebaut. Wir haben Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, alle nicht gewünschten Module auszuschalten (entweder bei Neuanlage einer Datei oder später in den "Extras" "Allgemeinen Einstellungen" über den Menüpunkt "Allgemeinen Einstellungen").

Warum gibt es sowohl Ist- als auch Planwerte in der Liquiditätstabelle?

In die Liquiditätsplanung sollten zunächst die Planwerte eingegeben werden, die Sie als Gründer Ihrem Businessplan entnehmen oder als bestehendes Unternehmen aus Ihrer Erfahrung für 1-2 Jahre im Voraus aufstellen. Wichtig ist, dass Sie dann am Ende jedes Monats die Ist-Werte, also die tatsächlich gezahlten Ein- und Auszahlungen (auf Ihrem Girokonto), in die Ist-Spalten eintragen. Sie können so überprüfen, ob sich Ihr "Plan" erfüllt hat und ob Sie die Planung für die kommenden Monate anpassen müssen. 

 

Über den Spaltenwähler in der Symbolleiste können Sie beliebig zwischen den Plan- und Ist-Ansichten wechseln. So behalten Sie jederzeit den Überblick.

Nutzen Sie den Prognosemodus! Er zeigt für die abgelaufene Zeit die Ist-Werte und nur noch für die Zukunft die Plan-Werte. So können Sie schnell überprüfen, ob Ihre gesteckten Ziele erreichen werden.

Beispiel: Sie haben bis einschließlich April Ihre Ist-Zahlen eingetragen. Für den Rest des Jahres wurden Plan-Werte in die Spalten eingetragen. Der Prognose-Modus kumuliert die Ist-Werte bis einschließlich April mit den Plan-Werten ab Mai bis Dezember und zeigt Ihnen in einer Jahresspalte, wie Ihr Jahr laufen würde, wenn die verbleibenden Plan-Zahlen Realität werden. Wenn Sie diese Auswertung auf Wirtschaftsjahresbasis machen wollen, muss der Beginn des Wirtschaftsjahres ungleich Januar sein! (Zu verändern unter dem Menüpunkt Extras -> Allgemeine Einstellungen)

 

Minicontrol - Ist und Planwerte 2

Haben Sie Fragen zur Unternehmenssteuerung mit Minicontrol? Sind Sie unsicher, wie Controlling in einem kleinen Unternehmen funktioniert?

Nutzen Sie die Erfahrung der evers & jung GmbH, dem Unternehmen hinter Minicontrol. Wir haben in den letzten Jahren mehr als 2.500 Kleinunternehmen beraten. Kostengünstig und effizient. Rufen Sie Corinna Bremer an (040-36 80 96 80). Wir beraten Sie gerne zu unseren Beratungsprodukten, die individuell auf Sie zugeschnitten werden.

 

Meine Umsätze schwanken stark. Wie komme ich zu realistischen Planwerten?

Um auch bei stark schwankenden Beträgen eine realistische Umsatzplanung (z.B. im Liquiditätsmodul) aufstellen zu können, gibt es verschiedene Herangehensweisen:

Methode 1: Sie planen Werte aus dem Vorjahr zunächst auch für das aktuelle Jahr ein. Immer wenn Sie neue Infos bekommen oder Ihre Ist-Daten aus den Kontoauszügen am Ende eines jeden Monats in die Tabelle eintragen, passen Sie die Planung (für die nächsten Monate) entsprechend an.

Methode 2: Sie planen bestehende Aufträge über das Auftragsmodul und tragen dort auch schwebende Angebote entsprechend ihrer Erfolgswahrscheinlichkeit ein. Haben Sie z.B. ein Angebot über 10.000 Euro abgegeben und schätzen die Zuschlagschance aus Ihrer Erfahrung auf eine Höhe von 80%, dann setzen Sie den Auftrag mit 8.000 Euro in ihrer Planung an. Sollte sich die Wahrscheinlichkeit ändern, passen Sie sie an. Sobald Sie wissen, dass Sie den Auftrag tatsächlich erhalten haben, geben Sie den vollen Betrag in die Planung ein oder löschen den "Auftrag" ganz. Diese Vorgehensweise eignet sich insbesondere dann, wenn Sie mehrere Angebote pro Monat abgeben. Wenn Ihre gewichteten Auftragswerte zusammen 100% oder mehr ergeben, reicht der Akquisitionsvorlauf erfahrungsgemäß aus – selbst wenn Sie noch nicht wissen, welche der Aufträge am Ende realisiert werden.

Wie kann ich den Anfangswert in der Liquiditätsplanung ändern?

Der Anfangswert Ihrer Liquiditätsplanung entspricht Ihrem Girokonto-Stand und Ihren sonstigen liquiden Mitteln zu Beginn der Planung. Diese Werte sind in den "Allgemeinen Einstellungen" hinterlegt. Die "Allgemeinen Einstellungen" finden Sie unter dem Menüpunkt "Extras". Hier haben Sie die Möglichkeit, neben Anfangsbestand Ihrer Girokonten und sonstigen liquiden Mittel auch weitere grundlegende Daten zu ändern (Name, Umsatzsteuerbehandlung, etc.).

Kann ich mehrere Geschäftskonten abbilden?

Zur Zeit ist es noch nicht möglich, in der Liquiditätstabelle mehrere Girokonten einzeln darzustellen. Wenn Sie zu Beginn in den "Allgemeinen Einstellungen" nach dem Girokontostand befragt werden, sollten Sie hier den Gesamtbestand Ihrer Konten angeben.

Was sind sonstige liquide Mittel?

Unter den sonstigen liquiden Mitteln versteht man alle Gelder, die Sie kurzfristig zur Begleichung von Rechnungen ausgeben können, also nicht erst eine lange Kündigungsfrist abwarten müssen. Das sind insbesondere, Termingelder bei der Bank, Sparbücher oder Geldmarktfonds. Geben Sie in den "Allgemeinen Einstellungen" die Summe aller Ihrer sonstigen liquiden Mittel in das entsprechende Feld ein, um sie in Ihre Finanzplanung einfließen zu lassen.

Warum wird zwischen projektbezogenen und laufenden Auszahlungen unterschieden?

Im Liquiditätsmodul wird zwischen projektbezogenen und laufenden Auszahlungen unterschieden. Die projektbezogenen Auszahlungen sind Beträge, die nur anfallen, wenn Sie Leistungen für einen Kunden erbracht haben. Dazu zählen z.B. Materialkosten oder Kosten für Dienstleistungen Dritter. Die laufenden Kosten (oder „Fixkosten“) hingegen fallen auch dann an, wenn Sie keine Leistungen für Ihre Kunden erbringen. Dazu zählt z.B. die Miete für Ihre Geschäftsräume, die ja auch bezahlt werden muss, wenn keine Aufträge vorliegen.

Wie buche ich zwischen Girokonto und sonstigen liquiden Mitteln?

Sie können im Liquiditätsmodul Beträge vom Girokonto zu den sonstigen liquiden Mitteln buchen, z.B. wenn Sie einen Teil Ihres Guthabens als Termingeld anlegen möchten. Da Sie nicht direkt in die Felder Girokonto und sonstige liquide Mittel schreiben können, geben Sie den gewünschten Betrag in das Feld "Umbuchung Girokonto => Sonstige Liquide Mittel" ein. Im nächsten Monat ist der Wert dann entsprechend verbucht.

Möchten Sie umgekehrt einen Betrag aus Ihren sonstigen liquiden Mitteln auf das Girokonto schieben, geben Sie den entsprechenden Wert in das Feld "Umbuchung Sonstige Liquide Mittel => Girokonto" ein.

Was ist der Fortschreibeassistent?

Der Fortschreibeassistent kann in den Modulen Liquidität, Rentabilität und Aufträge aufgerufen werden.

Mit diesem Assistenten nimmt Minicontrol Ihnen die Arbeit ab, gleichbleibende Werte, wie z.B. die monatliche Miete, automatisch in der Tabelle fortzuschreiben. Sie brauchen dazu nur den gewünschten Betrag in der Tabelle zu markieren und den Assistenten in der Symbolleiste über den Button "Werte fortschreiben" aufzurufen. Hier können Sie auswählen, für welchen Zeitraum der Wert fortgeschrieben werden soll. Natürlich können Sie neben dem monatlichen Turnus auch weitere Rhythmen wählen, z.B. quartalsweise.

Zusätzlich können Sie wählen, ob die Beträge monatlich entweder absolut (z.B. um 50 Euro pro Monat) oder prozentual (z.B. 10% pro Monat) wachsen sollen.

Fragen zum
weiteren Modulen

Wie erhalte ich mehrere Privatentnahmen?

Sollen mehrere Privatentnahmen angelegt werden, z.B. für den Fall, dass mehrere Gesellschafter Gehalt aus dem Unternehmen beziehen wollen, dann sollten dazu für alle Personen eigene Minicontrol-Dateien erstellt werden. Wählen Sie zu Beginn bei Anlage der Dateien nur das Modul Privatentnahme aus, indem Sie in den Allgemeinen Einstellungen die Häkchen zu allen anderen Modulen und Tools entfernen. In Ihrer regulären Datei zur Unternehmenssteuerung tragen Sie dann den monatlichen Gesamtbetrag aller Unternehmergehälter/Privatentnahmen in das Liquiditätsmodul ein. Für zwei Geschäftsführer können sie z.B. zwei Unterkategorien einrichten. So behalten Sie den Überblick.

Wie verschiebt man einen Auftrag in den Bereich "abgeschlossene Aufträge"?

Um im Auftragsmodul einen erfüllten Auftrag vom Bereich "Aktive Aufträge" in den Bereich "Abgeschlossene Aufträge" zu verschieben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Auftrag und wählen Sie den Punkt "Ausschneiden". Klicken Sie anschließend wieder mit der rechten Maustaste an die gewünschte Stelle im Bereich "Abgeschlossene Aufträge". Im erscheinenden Menü wählen Sie diesmal "Einfügen".

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen aktiven Auftrag nicht ausschneiden, sondern lediglich kopieren und im Bereich "Abgeschlossene Aufträge" einfügen, ist dieser zweimal vorhanden, sofern Sie ihn nicht im Bereich "Aktive Aufträge" löschen. Er wird dann also fälschlicherweise auch zweimal in der Liquiditätsplanung erfasst.

Tipp: Ausschneiden und Einfügen empfiehlt sich auch, wenn im Akquisitionsmodul abgeschlossene Projekte von den "Aktiven Akquisitionsvorgängen" in den Bereich "Abgeschlossene Akquisitionsvorgänge" verschoben werden sollen.

Sie sollten abgeschlossene Aufträge nicht löschen, da Sie dann auch aus der Liquidität entfernt werden.

Wie füge ich weitere Spalten im Akquisitionsmodul ein?

Um im Akquisitionsmodul neue Spalten, z.B. für das "zweite Nachfassen" nach einer Angebotsabgabe, einzufügen, klicken Sie auf den Button "Phasen bearbeiten" in der Symbolleiste des Moduls. Im sich öffnenden Menü klicken Sie auf das Pluszeichen, geben einen passenden Namen für die neue Spalte ein und bestätigen dies mit "OK". Mittels der beiden Pfeile können Sie die Reihenfolge aller Spalten und damit ihre Auftragsplanung nach Ihren Wünschen gestalten.

bhp